Penguasaan tata kelola arsip bagi karyawan di sebuah universitas sangat penting untuk menjamin kelancaran administrasi institusi. Sebagai lembaga pendidikan yang mengelola ribuan data sensitif terkait mahasiswa dan dosen serta dokumen penting lainnya, arsip berfungsi sebagai bukti sah yang melindungi hak-hak dan kepentingan seluruh sivitas akademika.
“Pengelolaan arsip harus dikuasai oleh seluruh tenaga pendidik. Itu demi peningkatan budaya tertib arsip. Hal ini untuk meningkatkan pelayanan dan kebutuhan administrasi,” ucap Wakil Rektor II UPGRIS, Prof. Dr. Endah Rita SD, S.Si., M.Si., saat memberikan sambutan dalam acara Pelatihan Penguatan Tata Kelola Arsip di Gedung Pusat lantai 2, 5 Maret 2026.
Pihak Wakil Rektor II selaku penyelenggara menyebut, penyelenggaraan ini memang dimaksudkan agar para tenga pendidik di UPGRIS memiliki kemampuan dalam mengelola arsip dengan baik. “Saya berharap, pelatihan ini bisa dimanfaatkan sebaik-baiknya. Peserta pelatihan diharapkan bisa aktif dan berdiskusi dengan narasumber secara optimal,” ucapnya.
Pelatihan tersebut menghadirkan M Bahrun Efendi, S.S., M.Hum., arsiparis ahli madya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah. Selama dua puluh tahun lebih Bahrun berkiprah di bidang kearsipan, sehingga sangat menguasai seluk-beluk proses pengarsipan.
Bahrun memulai penjelasannya dari pengertian arsip dinamis dan arsip statis. “Saya bayangkan para peserta sama sekali belum mengerti tentang arsip, sehingga saya akan menjelaskan dari nol pengertian arsip agar lebih mudah memahami arsip secara menyeluruh, salah satunya pengertian arsip statis dan dinamis.”
Kemudian dalam pemaparannya, Bahrun menjelaskan peran strategis penerapan budaya tertib arsip. Hal itu menurutnya ini merupakan fondasi utama dalam mewujudkan tata kelola universitas yang baik.
“Dengan penguasaan tata kelola arsip, akan terbentuk gaya kerja profesional yang mendukung transparansi, efisiensi birokrasi, dan kesiapan penuh dalam menghadapi audit akreditasi maupun tantangan hukum di masa depan.”
Sejak berhasil meraih akreditasi Unggul, UPGRIS terus berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan dan sumber daya manusia, baik dosen maupun tenaga pendidik. Pada pelatihan ini, sebanyak 42 tenaga pendidik yang berasal dari tata usaha fakultas, dan selutuh unit perguruan tinggi (UPT), serta staf lembaga di tataran universitas.